Відпустки в умовах воєнного стану. Що потрібно знати роботодавцям?

До початку війни проти України до законодавчих актів, що визначають державні гарантії реалізації працівниками права на відпустки належать: Закон України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (далі – Закон про відпустки) та Кодекс законів про працю України (далі – КЗпП).

В зв’язку з введенням на території України воєнного стану законодавчим органом прийнято Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ зі змінами та доповненнями (далі – Закон), яким було внесено зміни до порядку надання та компенсації відпусток, розрахунку стажу для щорічних основних та додаткових відпусток, встановлено деякі обмеження, а також додано нові види відпусток.

Надання щорічної відпустки

Насамперед, нагадаємо про основне правило при наданні відпусток, яке не зазнало змін, і про яке не слід забувати, це те, що відпустки надаються відповідно до графіка відпусток. Наявність графіка дає можливість роботодавцю своєчасно письмово попередити працівника про дату початку відпустки, підготувати відповідні розпорядчі документи, виплатити працівнику заробітну плату за час відпустки і, врешті-решт, відправити у відпустку працівника, який з будь-яких причин відмовляється її використати.

Нижче пропонуємо розглянути, яких саме змін станом на сьогодні зазнало законодавство про відпустки в період дії воєнного стану.

Протягом дії воєнного стану роботодавець звільнений від обов’язку щодо надання працівнику відпустки тривалістю більш ніж 24 календарні дні, коли більша тривалість відпустки передбачена працівнику законодавством, колективним і трудовим договором.

Тобто, надання працівнику щорічної основної відпустки за рішенням роботодавця може бути обмежено тривалістю 24 календарні дні за поточний робочий рік.

Якщо тривалість щорічної основної відпустки працівника становить більше 24 календарних днів, то різниця днів відпустки не втрачається, надання невикористаних у період дії воєнного стану днів такої відпустки переноситься на період після припинення або скасування воєнного стану.

Слід звернути увагу, що обмеження надання щорічної основної відпустки стосується виключно тієї відпустки, що надається за поточний робочий рік. На невикористані відпустки працівника за попередні робочі роки не поширюються дане обмеження. А також обмеження тривалості відпустки 24 календарними днями, які можуть надаватися під час воєнного стану, стосуються виключно щорічної основної відпустки. При цьому працівникові також можуть бути надані щорічні додаткові відпустки, соціальні та інші відпустки, які передбачені Законом про відпустки.

У разі, якщо щорічна відпустка працівника, запланована графіком відпусток, припадає на період оголошеного простою, роботодавець припиняє простій такому працівнику шляхом видання відповідного наказу та оформляє йому відпустку.

Грошова компенсація за всі дні невикористаної щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей

У разі звільнення працівника в період дії воєнного стану йому виплачується грошова компенсація відповідно до ст. 24 Закону про відпустки. Звертаємо увагу, що виключено норму, яка передбачала можливість отримання щорічної відпустки при переведенні на інше підприємство у разі невикористання її за попереднім місцем роботи. На даний час у разі звільнення і зв’язку з переведенням на інше підприємство (за п.5 ст. 36 КЗпП України) працівнику виплачується компенсація за невикористані ним дні щорічної відпустки.

Окрім цього, у разі смерті працівника грошова компенсація за не використані ним дні щорічних відпусток, а також додаткової відпустки, що не була одержана за життя, виплачується членам сім’ї такого працівника, а в разі їхньої відсутності – входить до складу спадщини.

Відмова в наданні відпустки під час війни

У період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику в наданні будь-якого виду відпусток (крім відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами та відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку), якщо такий працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури. До наступних відносять об’єкти, які є важливими для економіки, національної безпеки та оборони, порушення функціонування яких може завдати шкоди життєво важливим національним інтересам. Але це право роботодавця, а не обов’язок.

У період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику в наданні невикористаних днів щорічної відпустки. На період дії воєнного стану призупинено обов’язок роботодавця надавати невикористану щорічну відпустку протягом не більше ніж 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка, а також заборону ненадання щорічної відпустки повної тривалості протягом двох років підряд .

При цьому Закон не призупиняє і не скасовує норми ст. 9ˡ КЗпП, а норми цієї статті не суперечать положенням Закону. Так, згідно зі ст. 9ˡ КЗпП, додаткові порівняно з законодавством трудові і соціально-побутові пільги» підприємства, установи, організації в межах своїх повноважень і за рахунок власних коштів можуть встановлювати додаткові порівняно із законодавством трудові і соціально-побутові пільги для працівників.

Відпустки без збереження заробітної плати

Протягом періоду воєнного стану роботодавець на прохання працівника може надавати відпустку без збереження заробітної плати без урахування норм ч. 1 ст. 26 Закону про відпустки. Нагадаємо, що на підставі цієї норми за сімейними обставинами та з інших причин працівнику може надаватися відпустка без збереження заробітної плати на термін, обумовлений угодою між працівником і роботодавцем, не більше 15 календарних днів на рік, але доки триватиме воєнний стан, така відпустка може надаватися хоч на весь цей період.

Однак, відпустка без збереження заробітної плати надаватиметься винятково з ініціативи працівника, і роботодавець має право відмовити працівнику в наданні такої відпустки, якщо підприємство, де він працює, належить до критичної інфраструктури.

Час перебування у відпустці без збереження заробітної плати за цією підставою зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку.

Крім того, працівники мають право на відпустку без збереження заробітної плати на період карантину, встановленого Кабінетом Міністрів України відповідно до Закону України «Про захист населення від інфекційних хвороб». Термін такої відпустки не включається до загального терміну (15 календарних днів) відпустки без збереження заробітної плати, яка надається за сімейними обставинами та з інших причин. Нагадаємо, що 23 серпня 2022 року опублікована та набрала чинності Постанова КМУ № 928, якою продовжено до 31 грудня 2022 року на всій території України карантин через COVID-19 та режим НС.

Новий вид відпустки без збереження зарплати на час війни

З 19 липня 2022 року з’явився окремий вид відпустки без збереження зарплати на час війни – через виїзд за межі України.

За цією новою підставою відпустка без збереження заробітної плати надається:

– тривалістю – не більше 90 календарних днів у період дії воєнного стану. Закон не обмежив можливості працівника реалізувати своє право на цю відпустку кілька разів, однак загальна тривалість відпусток (частин) яку працівник може вимагати надати відповідно до цієї норми не може перевищувати 90 днів протягом дії воєнного стану;

– виключно працівникам, які виїхали за межі території України або набули статус внутрішньо переміщеної особи, що підтверджується довідкою;

– в обов’язковому порядку за заявою працівника;

– роботодавець не може відмовити працівнику в наданні цієї відпустки. З огляду на умови її надання, працівник має підтвердити той факт, що він «виїхав за межі території України» або «набув статусу внутрішньо переміщеної особи». Спосіб підтвердження факту виїзду за межі України не визначений законом, відтак рішення щодо надання відпустки в цьому випадку приймається роботодавцем на підставі наданих працівником доказів, які в достатній мірі підтверджують цей факт. У разі повернення працівника, який перебуває в зазначеній відпустці на територію України, з огляду на умови її надання, особа втрачає право вимагати продовження такої відпустки.

Час перебування у відпустці без збереження заробітної плати за цією підставою не зараховується до стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку відповідно до пункту 4 частини першої ст. 9 Закону про відпустки.

Оформлення та оплата відпустки під час воєнного стану

В мирний час оформлення відпусток здійснювалось на підставі заяви працівника та подання її в паперовій формі або попередження про її початок. У період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.

Тому за домовленістю між працівником та роботодавцем, працівники можуть направляти заяви будь-яким доступним способом, наприклад, за допомогою електронної пошти чи месенджерів: Viber, Whats App, Telegram тощо. Тобто якщо роботодавцю надійде така заява, і він не проти надати працівнику таку відпустку, роботодавець, має видати наказ про надання щорічної (основної чи додаткової) відпустки.

Працівників, які виконують свою роботу дистанційно або виїхали за кордон, ознайомити з наказом про відпустку, за допомогою доступних засобів електронного зв’язку, наприклад зазначених вище.

Відповідно до нової редакції частини третьої ст. 115 КЗпП заробітна плата працівникам за весь час відпустки виплачується до початку відпустки, якщо інше не передбачено трудовим або колективним договором. Таким чином заробітна плата за весь час відпустки у загальному випадку повинна бути виплачена не пізніше моменту початку відпустки..

Звертаємо увагу, що на період дії воєнного стану не застосовуються норми Законів України «Про державну службу», «Про службу в органах місцевого самоврядування» та законодавства про працю в частині відносин, що врегульовані Законом України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану». Важливо зазначити, що цей Закон діє винятково протягом періоду воєнного стану та втрачає чинність з дня його припинення або скасування, крім частини 3 ст. 13 Закону.